Desain Pelatihan

Senin, 24 November 2014 seperti biasa perkuliahan manajemen diklat dimulai pada pukul 09.00. pada hari itu pembahasan selanjutnya ialah topik 7 yang menjelaskan tentang desain pelatihan. berikut laporan perkuliahannya. 

A. Perumusan tujuan dan manfaat pelatihan

bagi sebuah instansi, pelatihan bermanfaat dan sangat meberikan pengaruh besar terhadap instansi itu sendiri dan juga karyawan pada khususnya. bagi instansi yang mempunyai orientasi jangka panjang, sangat memerlukan pelatihan untuk karyawannya yang dilakukan secara kontinyu dan terprogram sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi atau pun tim kerja di dalam divisi danmanajemen.

Tujuan pelatihan  akan terlaksana dengan baik apabila pelatihan diberikan secara tepat dan adanya kerjasama yang baik antara karyawan maupun pimpinan atau manajemen, dengan melakukan analisa kebutuhan pelatihan secara tepat sehingga benar-benar bermanfaat dan memenuhi kebutuhan instansi untuk semakin berkembang.

Perumusan tujuan dan manfaat pelatihan sebaiknya mengikuti kaidah seperti berikut.
1. Menunjukkan sasaran kinerja yang mesti dapat dilakukan oleh partisipan setelah mengikuti kegiatan pelatihan
2. Sasaran kinerja sebaiknya bersifat spesifik, relevan dengan tugas, dan dituliskan dengan jelas
3. Sasaran kinerja mengacu pada profil kompetensi yang telah ditetapkan
4. Sebaiknya diawali dengan kata kerja

B. Perumusan Kurikulum Pelatihan

Setelah tujuan dirumuskan, maka langkah berikutnya adalah menyusun kerangka kurikulum pelatihan . Langkah dalam menyusun kurikulum pelatihan adalah sebagai berikut :
1. Sebutkan judul pelatihan secara ringkas, jelas dan mencerminkan isi training
2. Uraikan tujuan pelatihan
3. Kembangkan dan jelaskan sejumlah topik pokok pelatihan - kemudian masing-masing topik tersebut, diuraikan lagi secara lebih detil dalam beberapa sub-topik.
4. Sebutkan pula durasi untuk keseluruhan pelatihan dan juga untuk setiap topiknya
Sebutkan juga model pemberian pelatihan yang akan dilakukan

C. Penyusunan jadwal


Jadwal diklat disusun berdasarkan kalender akademik diklat, struktur kompetensi, serta instruktur dan administrasi diklat. Sebelumnya pelaksanaan diklat dilaksanakan ditentukan mata diklat, instruktur yang mengajar dan alokasi waktu penyajian yang disesuaikan dengan kalender programdiklat.
Jadwal pelaksanaan pelatihan sebaiknya disusun berdasarkan pada beberapa syarat berikut ini, yaitu :
1. Disesuaikan dengan kalender diklat
2. Durasi waktu disesuaikan dengan capaian kompetensi yang diinginkan
3. Calon peserta diklat sudah ada kepastian
4. Jadwal instruktur yang sudah pasti untuk mengisi materi
5. Sosialisasi jadwal kegiatan diklat cukup dan tepat sasaran

D. Training Climate
  Training climate atau yang biasa disebut dengan suasana pelatihan ini terbagi menjadi 2 jenis, yaitu suasana pelatihan yang baik dan suasana pelatihan yang tidak baik.

E. Trainees Learning Style
 Berdasarkan kemampuan yang dimiliki otak dalam menyerap, mengelola, dan menyampaikan informasi, maka cara belajar peserta pelatihan terbagi menjadi 3, yaitu :
- Gaya belajar visual
- Gaya belajar auditorial
- Gaya belajar kinestetik
- Gaya belajar converger
- Gaya belajar diverger
- Gaya belajar assimilator
- Gaya belajar accommodator

F. Training Strategies
  Faktor yang ikut menentukan efektivitas pelaksanaan program pelatihan adalah ketepatan penggunaan strategi atau teknik pelaksanaan pelatihan. Dalam pelaksanaan pelatihan, perlu diperhatikan hubungan antara pelatih dengan peserta. Hubungan di antara keduanya dapat berupa hubungan interaktif, proaktif, dan juga reaktif.

G. Training Topics

  Pemilihan topik pelatihan yang tepat sangat mendukung jalannya pelaksanaan pelatihan yang baik pula. Topik pelatihan termasuk pada kegiatan perencanaan program pelatihan. Menyusun topik pelatihan harus sesuai dengan metode dan sarana pelatihan yang akan digunakan.

Metode Pengembangan Pelatihan

Pada kesempatan perkuliahan manajemen diklat kali ini, saya sebagai pemateri untuk topik 6 yang membahas tentang metode pengembangan pelatihan. ada 2 golongan dalam metode ini yaitu on the job training dan off the job training. berikut report perkuliahan

A. On The Job Training ( Pelatihan di tempat Kerja)

Metode - metode on the job training merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan, di mana karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervisi langsung seorang pelatih yang berpengalaman (biasanya karyawan lain). Berbagai macam metode yang dilakukan, antara lain:

-           Coaching ( Bimbingan)

 Dilaksanakan dengan cara: Peserta harus mengerjakan tugas dengan dibimbing oleh pejabat atau senior atau ahli. Bimbingan dianggap efektif karena latihannya diindividualisasikan dan peserta berlatih/belajar melakukan pekerjaan langsung. Kelemahannya: sering terjadi pengabaian oleh atasan, baik dari segi waktu maupun dari mutu usaha pengajarannya, serta ada kecenderungan mengulangi latihan dan pemecahan masalah yang sama.

-          -Mentoring

Sebuah metode yang bersifat pengalaman individual yang mencoba membagikan pengetahuan dan ketrampilan serta kompetensinya kepada seseorang yang mempunyai pengalaman kerja lebih sedikit dengan situasi hubungan yang penuh kepercayaan dan menguntungkan. Mentoring meliputi coaching, counseling, and networking. Mentors adalah seseorang yang melalui tindakan dan pekerjaannya membantu karyawan lain untuk memaksimalkan potensi yang dimilikinya[1]

-          -Job rotation

Program yang direncanakan secara formal dengan cara menugaskan pegawai pada beberapa pekerjaan yang berbeda dan dalam bagian yang berbeda dengan organisasi untuk menambah pengetahuan mengenai pekerjaan dalam organisasi. Ini biasanya dilakukan untuk pengembangan pegawai untuk memahami aktivitas organisasi yang lebih luas. Bilamana dilihat dari prinsip- prinsip belajar, metode ini mengaplikasikan hampir semua prinsip belajar kecuali feedback.

-          -Job Instruction Technique ( Teknik Intruksi Pekerjaan)

pelatihan di mana

ditentukan seseorang (biasanya manajer atau supervisor) bertindak sebagai pelatih

untuk menginstruksikan bagaimana melakukan pekerjaan tertentu dalam proses

kerja. Metode ini bilamana dikaitkan secara khusus dengan prinsip-prinsip belajar

di atas terlihat dengan jelas memiliki partisipasi yang tinggi, relevance, repetition,

transference, dan juga feed back.

-Manfaat on the job:

1. Karyawan melakukan pekerjaan yang susungguhnya, bukan tugas yang disimulasikan.

2.  Karyawan mendapat instruksi dari karyawan senior berpengalaman yang telah melaksanakan tugas dengan baik.

3.  Pelatihan dilaksanakan didalam lingkungan kerja sesungguhnya, dalam kondisi normal dan tidak membutuhkan fasilitas pelatihan khusus.

4.    Pelatihan bersifat informal, tidak mahal, dan mudah dijadwalkan.

5.  Pelatihan dapat menciptakan hubungan kerja sama langsung antara karyawan dan pelatih.

6.    Pelatihan ini sangat relevan dengan pekerjaan, biaya rendah, dan membantu memotivasi kinerja tinggi.

Kelemahan on the job:

1. Motivasi pelatih kurang untuk melatih/memikul tanggung jawab dalam pelatihan khusus.

2. Pelatih mungkin melaksanakan pekerjaan dengan baik, namun kurang memiliki kemampuan melatih oranglain agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik.

3. Pelatih mungkin kurang/tidak memiliki waktu untuk melatih dan kemudian menghapuskan elemen penting dari proses pelatihan.

4. Karyawan yang tidak terlatih mungkin memiliki dampak negatif pada pekerjaan dan kinerja organisasional.

Contoh: agen tiket pesawat udara yang mendapatkan on the job mungkin memberi uang kembalian yang terlampau besar.

5.  Efektif biaya.

B. Off The Job Training (Pelatihan Diluar Tempat Kerja)

            Pelatihan yang dilaksanakan di tempat kerja terpisah/di luar tempat kerja, dan di luar waktu kerja reguler ini memiliki metode-metode seperti:

-          -Sensitivity Training (Pelatihan Sensitivitas)

Metode Pelatihan Sensitivitasbadalah metode untuk meningkatkan sensitivitas antar pribadi dengan menuntut diskusi yang terbuka dan jujur tentang perasaan, sikap dan perilaku peserta pelatihan. Partisipasi dalam pelatihan ini didorong agar memberitahukan kepada peserta lainnya secara jujur bagaimana perilakunya dimata orang lain dan perasaan oranglain terhadap perilaku tersebut.

Melalui metode pelatihan sensitivitas, diharapkan peserta dapat lebih menyadari perasaan, sikap, dan perilaku orang lain. Tujuan pelatihan sensitivitas adalah:

            1. Menjadi lebih kompeten dalam hubungan pribadi seseorang

2. Mempelajari lebih banyak tentang dirinya sebagai seseorang pribadi.

3. Mempelajari bagaimana orang lain bereaksi terhadap perilaku seseorang.

4. Mempelajari tentang dinamika formasi kelompok, tujuan kelompok dan pertumbuhan kelompok.

Sasaran pokok pelatihan dan pengembangan yang dilakukan adalah mengembangkan kesadaran dan kepekaan peserta terhadap pola tingkah laku pribadinya dan orang lain. Sasaran tersebut dapat dicapai dengan melalui beberapa sasaran antara yaitu.

            1. Peningkatan keterbukaan terhadap orang lain.

            2. Perhatian yang lebih besar kepada orang lain.

            3. Peningkatan toleransi atas perbedaan individual

            4. Pengurangan sikap prasangka yang bersifat etnik

            5. Pemahaman atas porses kelompok

            6. Peningkatan kemampuan mendengarkan pendapat orang lain

7. Peningkatan kepercayaan dan pemberian dukungan kepada orang lain.

            Dalam pelaksanaannya, metode ini terdiri dari tiga komponen:

            1) T-Grouping

            Berisi tatacara pengorganisasian peserta pelatihan. Para peserta dibagi ke dalam kelompok kecil terdiri dari 8-12 orang untuk melakukan pertemuan terus menerus secara tatap muka selama kurang lebih 2 minggu.

            2) Exercises

Berisi teknik yang biasa digunakan dalam diskusi pada pertemuan yang dilakukan dalam t-group. Teknik tersebut antara lain:

a. in basket – Permainan keranjang surat yang bertujuan untuk mengembangkan kemampuan peserta dalam pengambilan keputusan. Guna mencapai tujuan tersebut, maka metode latihan diarahkan untuk meningkatkan berbagai unsur kemampuan yang menunjang, antara lain:

                        - kemampuan menentukan dan menguraikan masalah secara rinci

                        - menentukan prioritas masalah yang dihadapi.

                        - menentukan kebutuhan data/informasi yang dibutuhkan

                        - kemampuan menghubungkan masalah dengan yang lain

                        - meningkatkan kepekaan dalam menyusun data

                        - kemampuan merencanakan pertemuan yang dibutuhkan

                        - kemampuan menjelaskan dari tindakan yang diambil

- timbulnya kehendak untuk mengambil keputusan dan melaksanakannya

            b. panel discussion.

c. business game – permainan peran dalam bisinis adalah bentuk latihan simulasi ang dilakukan dalam kelas. Pengorganisasian para pesertanya dilakukan dengan membagi peserta kedalam beberapa tim yang bertugas untuk secara kompetitif memecahkan masalah tertentu dari suatu organisasi tiruan. Masing-masing tim mengadakan diskusi dan mengambil keputusan tentang alangkah pemecahan masalahnya,kompetisi antar tim dilakukan dengan membandingkan waktu yang dipergunakan, kualitas keputusan pemecahan masalah dan kualitas diskusi yang berlangsung. Sasaran yang ingin dicapai dari metode ini adalah kemampuan untuk mengambil keputussan bersama atau suatu keputusan yang integral.

            d. leaderless group

            e. intergroup competitive exercise

f. role playing – tujuan pokok bermain peran adalah menganilisis masalah antar pribadi dan memupuk keahlian hubungan manusia. Bermain peran lazim digunakan untuk mengasah kecakapan wawancara, negosiasi, konseling, pekerjaan, pendisiplinan, penilaian kinerja, penjualan dan tugas pekerjaan lain yang melibatkan komunikasi antar pribadi

g. case study – penyajian tertulis dan naratif serangkaian fakta dari permasalahan yang danalisis dan dipecahkan oleh peserta pelatihan. Kasus digunakan untuk merangsang topik diskusi, dan dari semua jenis topik sebagaimana halnya simulasi, kasus dapat sederhana atau rumit. Studi kasus memungkinkan peserta menerapkan analitis dan pengambilan keputusan dengan menelaah sebuah deskripsi tertulis dari suatu kenyataan. Pelatih yang menggunakan metode ini hendaknya:

            1.    Mendominasi diskusi

2. Memberi kesempatan pada beberapa peserta untuk mendominasi diskusi

            3.    Mengarahkan diskusi ke arah solusi yang disukainya.

            3) Theory Session

Digunakan untuk menjelaskan secara teoritis dan konseptual apa yang terjadi selama kegiatan T-grouping dan exercise. Selama theory session kepada peserta dijelaskan konsep, prinsip, dan teori perilaku manusia serta perilaku oganisasi.

-          Transactional Analysis (analisis transaksi)

Selama proses latihan, peserta dibimbing untuk menganalisis hubungan antar pribadi dan memahami tiga keadaan ego manusia, yaitu:

1) Ego orang tua

2) Ego anak

3) Ego orang dewasa

Keadaan ego orangtua cenderung mempertimbangkan, merendahkan dan menghukum. Keadaan ego anak, ada yang berjiwa bebas, kreatif dan spontan, sangat pemberontak/sangat penurut. Ego orang dewasa berkaitan dengan kenyataan yang sedang dihadapi, mendengar dengan pikiran terbuka dan menyatakan opini secara singkat, serta secara aktif terlibat memperkirakan kemungkinan yang akan terjadi, serta pengambilan keputusan rasional.

-          -Straight Lectures

Kuliah adalah penyajian informasi secara lisan. Kuliah yaitu ceramah/pidato dari pelatih yang diucapkan secara ilmiah untuk tujuan pengajaran dan kuliah merupakan pelatihan paling umum. Menitik beratkan pada penyajian materi bersifat teori. Kelebihan metode ini adalah kemampuannya menampung jumlah peserta besar.

-         - Simulation Exercise

Dilakukan dengan cara menggunakan alat/mesin dalam kondisi lingkungan yang dibuat sama dengan sebenarnya. Alat/mesin maupun kondisi lingkungan merupakan tiruan dari kondisi kerja sebenarnya. Simulasi mengacu kepada materi yang berupaya menciptakan lingkungan pengambilan keputusan yang realistik bagi pelatih.

Peran Pelatihan

Senin, 1 Desember 2014, perkuliahan manajemen diklat di 306 membahas topik 9 yaitu peranan pelatihan. Dosen kami berhalangan hadir dan seperti biasa kami berdiskusi dalam kelompok kecil. 

berikut adalah laporan perkuliahannya:

Secara umum pelatihan bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada personil dalam meningkatkan kecakapan dan keterampilan mereka, terutama dalam bidang-bidang yang berhubungan dengan kepemimpinan atau manajerial yang diperlukan dalam pencapaian tujuan organisasi.

Agar sistem pelatihan dapat memberikan sumbangan kepada kesuksesan perusahaan, perlu dipastikan bahwa tujuan pelatihan dan pembelajaran sejalan dengan tujuan perusahaan, dimana analisa kebutuhan pelatihan berada dalam konteks tujuan organisasi itu sendiri. Jika tidak, maka hasilnya adalah penyia–nyiaan sumberdaya serta kebingungan karena pelatihan memiliki tujuan yang berbeda dengan organisasi

--> Peran Organisasi

Pelatihan merupakan tanggungjawab manajemen puncak (pimpinan) dan harus mendapat dukungan dari berbagai pihak, antara lain adalah para pegawainya tetapi tetap keberhasilan diklat menjadi tanggungjawab bersama baik pimpinan, departeman/bagian pengembangan pegawai, para pimpinan tingkat menengah (midle managemen) maupun pegawai itu sendiri.

.--> Peran Pelatih:

*      Mengadakan pemanduan untuk mewujudkan peserta yang unggul.
·         Menyusun materi latihan untuk jangka panjang maupun jangka pendek.
·         Menyusun strategi dan pendekatan dalam menyampaikan materi latihan sehingga peserta dapat dengan mudah memahami dan melakukan pembelajaran yang diterima selama proses pelatihan.
·         Mengadakan evaluasi setelah selesai melakukan latihan .
·         Selalu berusaha meningkatkan pengetahuan, baik secara teori maupun praktek dalam bidang atau materi yang
dilatihnya..
·         Menyusun laporan latihan sesuai materi yang disampaikan oleh Pelatih/Instruktur.

--> Peran Peserta

Peserta diklat kepemimpinan diberbagai jenjang pada dasarnya dituntut mampu sebagai agen perubahan, sehingga seorang peserta diklat kepemimpinan harus mampu membuat proyek perubahan organisasinya. selanjutnya mencermati tahapan pembelajaran diklat kepemimpinan tersebut ternyata atasan langsung (pimpinan) dari peserta diklat mempunyai peranan yang sangat penting yaitu sebagai mentor